Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt:
Met Rentdossier deel je je huurdocumenten via privélinks met verhuurders. Die documenten zijn persoonlijk, dus we houden deze verklaring kort en concreet: wat we verzamelen, waarom, wie het ziet, hoe lang we het bewaren en wat je van ons kunt vragen.
In het kort
- We gebruiken je gegevens alleen om Rentdossier te laten werken. We verkopen ze nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.
- Je documenten worden versleuteld opgeslagen in Frankfurt, Duitsland.
- Alleen verhuurders naar wie je een link stuurt, kunnen je dossier zien. Je kunt een link altijd sluiten.
- We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Daarom is er geen cookiebanner.
Wie is verantwoordelijk
De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:
Rentdossier (rentdossier.com)
privacy@rentdossier.com
Wat we verwerken en waarom
| Gegevens | Waarom | Grondslag |
|---|---|---|
| Je e-mailadres en inlogcodes | Om je in te laten loggen en je berichten te sturen over je account en links | Uitvoering van onze overeenkomst met jou |
| Je dossier: naam, telefoonnummer, situatie, inkomen, verhuisdatum, huishouden, huisdieren, roken, motivatiebrief | Om je dossier te tonen aan de verhuurders die jij kiest | Uitvoering van onze overeenkomst met jou |
| Je documenten, zoals je ID, loonstroken, contracten en verklaringen | Hetzelfde | Uitvoering van onze overeenkomst met jou |
| Gegevens en documenten van je garantsteller | Hetzelfde. Je hebt toestemming van je garantsteller nodig om ze toe te voegen. | Uitvoering van onze overeenkomst met jou, en ons gerechtvaardigd belang |
| Je aanvragen: het adres van de woning, de link naar de advertentie en de status | Om links te maken en je overzicht te tonen | Uitvoering van onze overeenkomst met jou |
| Verhuurders die een link openen: e-mailadres, wanneer ze hem openden en welke documenten ze bekeken | Om het dossier te beschermen en de huurder te laten zien wie het opende | Gerechtvaardigd belang |
| Betalingen: bedrag, datum en betaalreferentie. Je kaart- of bankgegevens zien we nooit. | Om je aankoop af te handelen en onze administratie bij te houden | Uitvoering van onze overeenkomst met jou, en wettelijke plicht |
| Technische gegevens zoals IP-adres en browser, in serverlogs | Om de dienst veilig te houden en fouten op te lossen | Gerechtvaardigd belang |
We vragen geen bijzondere gegevens zoals gezondheid, geloof of afkomst, en we nemen geen geautomatiseerde besluiten over je.
Je ID en je BSN
Je burgerservicenummer (BSN) mag alleen worden verwerkt als de wet dat toestaat. Dek je BSN en je pasfoto daarom af voordat je een ID-bewijs of loonstrook uploadt. Bij foto's opent Rentdossier een tool die dat op je eigen apparaat doet, voordat er iets wordt geüpload. Je ID wordt standaard niet gedeeld met verhuurders, tot je dat per link aanzet.
Wie je gegevens ontvangt
- Verhuurders en makelaars naar wie je een link stuurt. Elke pagina die zij zien, krijgt een watermerk met het adres van de woning. Zodra ze je documenten hebben bekeken of gedownload, zijn zij verantwoordelijk voor wat ze ermee doen.
- Dienstverleners die voor ons werken, met een verwerkersovereenkomst: Supabase (database, bestandsopslag en inloggen, servers in Frankfurt), Vercel (hosting, servers in Frankfurt en een wereldwijd netwerk voor openbare pagina's), Resend (e-mails versturen, EU-regio) en, zodra betalen mogelijk is, Stripe (betalingen).
Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Waar je gegevens van buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden ingezien, zijn ze beschermd door de EU-modelcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.
Hoe lang we je gegevens bewaren
- Je dossier en documenten: tot je ze verwijdert, of je account.
- Gebruik je Rentdossier 10 maanden niet, dan mailen we je dat je account 60 dagen later wordt verwijderd, en herinneren we je 7 dagen voor die datum. Eén keer inloggen is genoeg om je account te houden. Anders verwijderen we je account en documenten, ongeveer 12 maanden nadat je het voor het laatst gebruikte, en bevestigen we dat per e-mail.
- Links werken 30 dagen. Wie ze opende, blijft zichtbaar in je account tot je de aanvraag verwijdert.
- Inlogcodes van verhuurders: verwijderd na 24 uur.
- Betaalgegevens: 7 jaar, omdat de belastingwet dat vereist.
- Serverlogs: een korte periode, zoals ingesteld door onze hostingpartij.
Hoe we je gegevens beschermen
Gegevens zijn versleuteld tijdens het versturen en bij opslag. Elk account kan alleen bij zijn eigen gegevens, documenten worden alleen getoond via links die binnen een minuut verlopen, en verhuurders hebben een code in hun e-mail plus jouw wachtwoord nodig. Slechts een klein aantal mensen bij Rentdossier kan bij opgeslagen gegevens, en alleen als dat nodig is om je te helpen of een probleem op te lossen.
Je rechten
Je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, het gebruik te beperken, of bezwaar maken tegen hoe we ze gebruiken. Je account en al je documenten verwijder je zelf onder Account. Voor al het andere mail je naar privacy@rentdossier.com. We reageren binnen een maand.
Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.
Leeftijd
Je moet 16 jaar of ouder zijn om een account te maken.
Wijzigingen
Als we deze verklaring wijzigen, passen we de datum bovenaan aan. Is een wijziging van belang voor hoe we je gegevens gebruiken, dan laten we je dat per e-mail weten voordat hij ingaat.